Политика обработки персональных данных

1. Общие положения

1.1. Настоящая Политика обработки персональных данных (далее - Политика) определяет порядок обработки и меры по защите персональных данных, которые принимает Общество с ограниченной ответственностью «Платформа Переводов» (ИНН 9726012348, ОГРН 1227700254033, адрес: 117525, Россия, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Чертаново Северное, проезд Сумской, д. 27, кв. 53) (далее - Оператор).

1.2. Политика разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее - Закон о персональных данных) и принятыми в соответствии с ним нормативными актами.

1.3. Политика применяется ко всем персональным данным, которые Оператор получает через сайт docperevod.ru и его разделы, включая форму заказа и личный кабинет (далее - Сайт), а также по электронной почте, телефону и в мессенджерах Telegram и WhatsApp в связи с оказанием услуг.

1.4. Политика опубликована в свободном доступе на странице docperevod.ru/privacy/. Условия оказания услуг изложены в Публичной оферте, текст согласия на обработку персональных данных - в отдельном документе Согласие на обработку персональных данных.

2. Основные понятия

Персональные данные - любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Обработка персональных данных - любое действие или совокупность действий с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без них.

Пользователь - лицо, использующее Сайт, в том числе оформляющее заказ (Заказчик).

Поручение обработки - обработка персональных данных другим лицом по поручению Оператора на основании договора с ним.

Иные термины используются в значении, установленном Законом о персональных данных.

3. Правовые основания обработки

Оператор обрабатывает персональные данные на следующих основаниях (часть 1 статьи 6 Закона о персональных данных):

согласие субъекта на обработку его персональных данных (пункт 1), в том числе согласие на обработку данных, содержащихся в загруженных документах, согласие на использование аналитических cookie и согласие на получение рекламных сообщений;
заключение и исполнение договора, стороной которого является субъект персональных данных, - Публичной оферты (пункт 5);
исполнение обязанностей, возложенных законом, - налоговым законодательством, Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте», Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ о применении контрольно-кассовой техники (пункт 2);
законные интересы Оператора - обеспечение работоспособности и безопасности Сайта, предотвращение злоупотреблений, защита прав в споре (пункт 7), при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта.

4. Цели обработки, категории субъектов и данных, сроки

Оператор обрабатывает только те персональные данные, которые нужны для каждой из целей ниже, и не использует их для целей, несовместимых с целями сбора.

4.1. Оформление и исполнение заказа

Перевод документов, организация нотариального свидетельствования подлинности подписи переводчика, проставления апостиля, легализации, выдача и доставка результата, исправление ошибок.

Субъекты: Заказчики - физические лица; представители Заказчиков - юридических лиц и индивидуальных предпринимателей; лица, документы которых переданы для перевода, в том числе несовершеннолетние и подопечные; получатели доставки.
Данные: фамилия, имя, отчество, в том числе в написании на языке перевода; номер телефона; адрес электронной почты; адрес доставки; сведения, содержащиеся в загруженных документах (например, паспортные данные, дата и место рождения, пол, гражданство, сведения о регистрации, семейном положении, образовании, трудовой деятельности и иные сведения, указанные в документе); изображение лица на фотографии в документе; комментарии к заказу.
Основания: договор; согласие субъекта, в том числе предоставленное через Заказчика или законного представителя.
Срок хранения: загруженные документы и готовые переводы - в течение 1 года с даты выполнения или отмены заказа; сведения о заказе - 5 лет после окончания года, в котором заказ выполнен (для целей учёта, раздел 4.3).

Фотографии в документах не используются для установления личности и не обрабатываются как биометрические персональные данные. Если в документе содержатся сведения, относящиеся к специальным категориям (например, о состоянии здоровья или о судимости), они обрабатываются исключительно для выполнения перевода и сопутствующих услуг по поручению субъекта и с его согласия.

4.2. Личный кабинет

Субъекты: зарегистрированные Пользователи.
Данные: адрес электронной почты, номер телефона, имя, одноразовые коды входа, история и статусы заказов, настройки уведомлений.
Основания: договор; согласие.
Срок хранения: до удаления учётной записи по требованию Пользователя; сведения о заказах - в сроки, указанные в разделах 4.1 и 4.3.

4.3. Оплата, кассовые чеки, бухгалтерский и налоговый учёт

Субъекты: Заказчики, представители Заказчиков.
Данные: фамилия, имя, отчество; номер телефона или адрес электронной почты для направления кассового чека; сумма, дата и статус оплаты; реквизиты индивидуального предпринимателя; первичные учётные документы. Данные банковских карт Оператор не получает и не хранит - их обрабатывают платёжные сервисы.
Основания: исполнение обязанностей, возложенных законом; договор.
Срок хранения: 5 лет после окончания года, в котором составлен документ.

4.4. Связь с Пользователем, поддержка, рассмотрение обращений и претензий

Субъекты: Пользователи, Заказчики, их представители.
Данные: фамилия, имя, отчество; номер телефона; адрес электронной почты; имя и имя пользователя в мессенджере, идентификатор чата; содержание обращения и переписки, в том числе в мессенджерах Telegram и WhatsApp; сведения о связи обращения с заказом.
Основания: договор; законные интересы Оператора.
Срок хранения: 3 года с даты последнего обращения.

Переписка в мессенджерах ведётся через сервисы Telegram и WhatsApp по выбору Пользователя; обработку данных на стороне этих сервисов осуществляют их владельцы по собственным правилам. Сообщения, направленные на аккаунты Оператора в мессенджерах, сохраняются в информационной системе Оператора, чтобы сотрудники могли вести обращение и связать его с заказом.

Для подготовки проектов ответов сотрудникам Оператор может использовать сервис генерации текста Yandex AI Studio (раздел 7). В сервис передаётся только текст обращения, из которого предварительно автоматически удаляются номера телефонов, адреса электронной почты, адреса, имена пользователей, номера заказов и иные идентификаторы; документы и вложения не передаются. Проект ответа проверяет сотрудник Оператора, он же принимает решение об ответе Пользователю.

4.5. Направление рекламных сообщений

Субъекты: Пользователи, давшие отдельное согласие на получение рекламных сообщений.
Данные: имя, номер телефона, адрес электронной почты, идентификатор подписки на push-уведомления.
Основания: согласие (статья 18 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе»).
Срок хранения: до отзыва согласия.

4.6. Аналитика и обеспечение работы Сайта

Субъекты: посетители Сайта.
Данные: IP-адрес; сведения о браузере и устройстве; cookie и аналогичные идентификаторы; адреса просмотренных страниц и источник перехода, включая UTM-метки; сведения о действиях на Сайте.
Основания: согласие - для сервиса Яндекс Метрика; законные интересы Оператора - для технических журналов и статистики на серверах Оператора.
Срок хранения: не более 3 лет с даты сбора. Подробнее - в разделе 9 и в Политике использования cookie.

4.7. Партнёрская программа

Субъекты: партнёры - физические лица, в том числе самозанятые; представители партнёров - организаций; лица, подавшие заявку на участие.
Данные: фамилия, имя, отчество; номер телефона; адрес электронной почты; ссылки на ресурсы партнёра; реквизиты для выплаты вознаграждения; сведения о статусе налогоплательщика.
Основания: согласие; договор; исполнение обязанностей, возложенных законом.
Срок хранения: в течение действия договора и 5 лет после его окончания; данные заявки, не повлёкшей заключения договора, - 1 год.

5. Действия с персональными данными и способы обработки

5.1. Оператор совершает с персональными данными следующие действия: сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

5.2. Обработка смешанная: с использованием средств автоматизации и без них.

5.3. Оператор не принимает решений, порождающих юридические последствия для субъекта или иным образом затрагивающих его права, исключительно на основании автоматизированной обработки персональных данных.

6. Место хранения персональных данных

6.1. При сборе персональных данных граждан Российской Федерации запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение осуществляются с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации (часть 5 статьи 18 Закона о персональных данных).

6.2. Базы данных Сайта, в том числе переписка с Пользователями в мессенджерах, загруженные документы и готовые переводы размещаются на серверах и в объектном хранилище, расположенных в дата-центрах на территории Российской Федерации.

7. Передача персональных данных и поручение обработки

7.1. Оператор предоставляет персональные данные только в объёме, необходимом для соответствующей цели, следующим категориям получателей:

переводчикам - работникам Оператора и лицам, привлечённым по гражданско-правовым договорам: содержание документов и написание имён для выполнения перевода;
нотариусам и нотариальным конторам, офисам выдачи: документы и перевод для нотариального свидетельствования и выдачи результата;
государственным органам и организациям, уполномоченным проставлять апостиль, выдавать документы или совершать легализацию, в том числе консульским учреждениям иностранных государств, указанных Заказчиком, - при заказе соответствующей услуги и в объёме, необходимом для её оказания;
службам доставки, в том числе сервису «Яндекс Доставка»: имя, телефон и адрес получателя, номер заказа;
платёжным сервисам ЮKassa и Robokassa: сумма заказа, адрес электронной почты или номер телефона для кассового чека;
поставщикам ИТ-инфраструктуры: хостинг-провайдеру Beget (серверы, базы данных, объектное хранилище) и почтовому сервису Timeweb (отправка писем) - в рамках поручения на хранение и передачу данных;
ООО «Яндекс.Облако» (платформа Yandex Cloud, сервис Yandex AI Studio): очищенный текст обращений в мессенджерах без контактных данных и идентификаторов - для подготовки проектов ответов сотрудникам Оператора, в рамках поручения обработки по Соглашению об обработке данных Yandex Cloud; обработка ведётся на территории Российской Федерации, сохранение запросов на стороне сервиса отключено;
сервису DaData: вводимый адрес доставки, ИНН или наименование организации - для подсказок и проверки реквизитов;
ООО «Яндекс» (сервис Яндекс Метрика) - только после согласия Пользователя на аналитические cookie, а также картографическим сервисам Яндекс Карты и 2ГИС - при показе карты пунктов выдачи;
партнёрам Оператора - сведения о заказах, оформленных по реферальной ссылке, через виджет или API партнёра, в объёме, необходимом для учёта вознаграждения и сопровождения заказа;
органам государственной власти - по основаниям и в порядке, предусмотренным законодательством Российской Федерации.

7.2. Лица, обрабатывающие персональные данные по поручению Оператора, обязаны соблюдать принципы и правила обработки, установленные Законом о персональных данных, сохранять конфиденциальность и принимать меры по защите данных (часть 3 статьи 6 Закона о персональных данных). Ответственность перед субъектом за действия таких лиц несёт Оператор.

7.3. Оператор не продаёт персональные данные и не передаёт их третьим лицам для их собственных рекламных целей.

8. Документы третьих лиц и несовершеннолетних

8.1. Загружая документ другого лица, Пользователь подтверждает, что вправе передать его Оператору: является законным представителем (родителем, усыновителем, опекуном, попечителем) несовершеннолетнего или подопечного, действует на основании доверенности либо получил согласие этого лица на обработку его персональных данных и уведомил его о передаче данных Оператору.

8.2. Оператор вправе запросить подтверждение полномочий и приостановить выполнение заказа до его получения. Ответственность за передачу документов без законных оснований несёт Пользователь.

8.3. Сайт не предназначен для самостоятельного оформления заказов лицами младше 14 лет.

9. Cookie и сервисы аналитики

9.1. Сайт использует cookie и аналогичные технологии (localStorage, sessionStorage). Необходимые cookie обеспечивают работу Сайта: язык интерфейса, вход в личный кабинет, сохранение данных формы заказа, запоминание выбора в уведомлении о cookie.

9.2. Аналитический сервис Яндекс Метрика, включая функцию записи действий на страницах (Вебвизор), подключается только после того, как Пользователь нажал «Принять» в уведомлении о cookie. Метрика получает IP-адрес, идентификаторы cookie, сведения о браузере и устройстве, о просмотренных страницах и действиях на них. Данные обрабатываются ООО «Яндекс» по поручению Оператора в соответствии с условиями использования сервиса.

9.3. Независимо от выбора в уведомлении Оператор ведёт на собственных серверах технические журналы и статистику посещений (адрес страницы, источник перехода и UTM-метки, тип устройства и браузера, IP-адрес) - для обеспечения работы и безопасности Сайта и учёта источника заказа. Эти данные третьим лицам не передаются.

9.4. Изменить решение можно в любой момент на странице Политика использования cookie или в настройках браузера.

10. Сроки обработки, прекращение обработки и уничтожение

10.1. Персональные данные обрабатываются не дольше, чем этого требуют цели обработки, в сроки, указанные в разделе 4, если иной срок не установлен законом или договором.

10.2. Загруженные документы и готовые переводы удаляются из хранилища автоматически по истечении 1 года с даты выполнения или отмены заказа. Заказчик вправе потребовать удалить их раньше - в этом случае повторный экземпляр перевода может потребовать повторной загрузки документов.

10.3. Персональные данные подлежат уничтожению или обезличиванию:

при достижении целей обработки или утрате необходимости в их достижении - в течение 30 дней;
при отзыве согласия, если отсутствуют иные законные основания обработки, - в течение 30 дней с даты получения отзыва;
при выявлении неправомерной обработки, если обеспечить её правомерность невозможно, - в течение 10 рабочих дней с даты выявления.

10.4. Если уничтожение в указанный срок невозможно, Оператор блокирует данные и уничтожает их в срок не более 6 месяцев, если иной срок не установлен федеральным законом.

10.5. Уничтожение данных в информационных системах подтверждается выгрузкой из журнала регистрации событий, на бумажных носителях - актом об уничтожении, в порядке, установленном уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных.

11. Меры по обеспечению безопасности

Оператор принимает правовые, организационные и технические меры, необходимые для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления и распространения (статьи 18.1 и 19 Закона о персональных данных), в том числе:

назначает лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных;
издаёт локальные акты по вопросам обработки и защиты персональных данных и знакомит с ними работников;
определяет угрозы безопасности данных и оценивает вред, который может быть причинён субъектам;
предоставляет доступ к персональным данным только работникам и исполнителям, которым он необходим для выполнения обязанностей, и обязывает их соблюдать конфиденциальность;
использует шифрование при передаче данных между браузером Пользователя и Сайтом (HTTPS/TLS);
хранит загруженные документы и готовые переводы в зашифрованном виде: шифрование по алгоритмам ГОСТ Р 34.12-2015 («Кузнечик») в режиме MGM, ключи шифрования хранятся отдельно от хранилища документов;
разграничивает доступ к информационным системам по ролям и учётным записям;
ведёт журналы событий, выполняет резервное копирование, своевременно обновляет программное обеспечение;
осуществляет внутренний контроль соответствия обработки Закону о персональных данных.

12. Порядок реагирования на инциденты

12.1. При выявлении неправомерной или случайной передачи (предоставления, распространения, доступа) персональных данных, повлёкшей нарушение прав субъектов, Оператор:

в течение 24 часов уведомляет Роскомнадзор об инциденте, его предполагаемых причинах и вреде, принятых мерах и о лице, уполномоченном взаимодействовать по вопросам инцидента;
в течение 72 часов уведомляет Роскомнадзор о результатах внутреннего расследования и о лицах, действия которых стали причиной инцидента (при наличии);
принимает меры по устранению последствий инцидента и предотвращению повторения;
взаимодействует с государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак (ГосСОПКА) в порядке, установленном законодательством.

12.2. При необходимости Оператор информирует затронутых субъектов о характере инцидента и рекомендуемых мерах по снижению его последствий.

13. Права субъекта персональных данных

13.1. Субъект вправе:

получить информацию, касающуюся обработки его персональных данных (часть 7 статьи 14 Закона о персональных данных);
требовать уточнения, блокирования или уничтожения данных, если они неполные, устаревшие, неточные, незаконно полученные или не являются необходимыми для заявленной цели;
отозвать согласие на обработку персональных данных и согласие на получение рекламных сообщений;
потребовать удалить учётную запись личного кабинета;
обжаловать действия или бездействие Оператора в Роскомнадзоре или в суде.

13.2. Запрос или отзыв согласия направляется на адрес электронной почты info@docperevod.ru или почтой по адресу Оператора. Запрос должен содержать фамилию, имя, отчество субъекта (представителя), сведения, подтверждающие участие субъекта в отношениях с Оператором (например, номер заказа или адрес электронной почты, указанный при заказе), и подпись субъекта или его представителя; запрос в электронной форме подписывается электронной подписью либо направляется с адреса электронной почты, указанного при оформлении заказа, - в последнем случае Оператор вправе дополнительно подтвердить личность заявителя.

13.3. Оператор отвечает на запрос в течение 10 рабочих дней с даты получения. Срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с направлением субъекту мотивированного уведомления.

13.4. После отзыва согласия Оператор вправе продолжить обработку без согласия, если это допускается Законом о персональных данных, например для исполнения заключённого договора или обязанностей по бухгалтерскому учёту.

14. Заключительные положения

14.1. Оператор вправе вносить изменения в Политику. Новая редакция вступает в силу с момента её размещения на Сайте, если иное не предусмотрено новой редакцией.

14.2. Контакты по вопросам обработки персональных данных: info@docperevod.ru, телефон +7 (980) 000-09-27, почтовый адрес: 117525, Россия, г. Москва, вн. тер. г. муниципальный округ Чертаново Северное, проезд Сумской, д. 27, кв. 53.